原始憑證的基本內(nèi)容

原始憑證的種類繁多，樣式各異，但是它都是作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始證據(jù)，都要記載有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的情況，因此各種原始憑證都具備一些共同的內(nèi)容。

（一）原始憑證名稱；

（二）填制原始憑證的日期及編號(hào)；

（三）接受原始憑證的單位或個(gè)人的名稱；

（四）經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容（含數(shù)量、單價(jià)、金額等）；

（五）填制單位名稱或個(gè)人名稱；

（六）經(jīng)辦部門及有關(guān)人員的簽章；

（七）原始憑證附件。

為了加強(qiáng)企業(yè)管理，充分發(fā)揮記賬憑證在明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任、加強(qiáng)內(nèi)部管理控制方面的作用，原始憑證除應(yīng)當(dāng)具備上述基本內(nèi)容外，還應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

1.購(gòu)買實(shí)物的原始憑證，必須附有驗(yàn)收證明。需驗(yàn)收入庫(kù)的實(shí)物，必須填寫入庫(kù)驗(yàn)收單，由實(shí)物保管人員驗(yàn)收入庫(kù)后在入庫(kù)驗(yàn)收單上如實(shí)填寫實(shí)收數(shù)額，并加蓋印章。不需要入庫(kù)的實(shí)物，除經(jīng)辦人員在憑證上簽章外，必須交給實(shí)物保管人員或使用人員進(jìn)行驗(yàn)收后在憑證上簽章。也就是說(shuō)，企業(yè)購(gòu)買實(shí)物，必須由購(gòu)買人以外的第三者查證核實(shí)后，會(huì)計(jì)人員才能據(jù)以入賬。

2.為防止舞弊行為的發(fā)生，支付款項(xiàng)的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明，不能僅以支付款項(xiàng)的有關(guān)證明如銀行匯款憑證等代替。

3.發(fā)生銷貨退回，除了要填寫退貨發(fā)票（如開(kāi)具紅字發(fā)票）外，還必須有退貨驗(yàn)收證明；退款時(shí)，必須取得對(duì)方的收款收據(jù)或匯款銀行的憑證，不能以退貨發(fā)票代替收據(jù)。因此發(fā)生銷貨退回及退款時(shí)，必須填制退貨發(fā)票并要附有退貨驗(yàn)收證明和對(duì)方的收款收據(jù)。

4.職工因公外出填寫的借款憑據(jù)，必須附在記賬憑證之后。收回借款或多余款項(xiàng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)另開(kāi)收據(jù)或者退還借款副本，不得退還原借款收據(jù)。

5.上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件。

原始憑證的填制要求

（一）記錄要真實(shí)。原始憑證所填列的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容和數(shù)字，必須真實(shí)可靠，符合實(shí)際情況。

（二）內(nèi)容要完整。原始憑證所要求填列的項(xiàng)目必須逐項(xiàng)填列齊全，不得遺漏和簡(jiǎn)略。

（三）填制要及時(shí)。每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，經(jīng)辦人員必須及時(shí)取得或填制原始憑證，并按照規(guī)定程序及時(shí)送交會(huì)計(jì)部門審核、記賬，不得提前，也不能事后補(bǔ)辦，做到不積壓、不誤時(shí)、不事后補(bǔ)制。

（四）書寫要清楚。原始憑證要按規(guī)定填寫，文字要簡(jiǎn)要，字跡要清楚，易于辨認(rèn)，不得使用未經(jīng)國(guó)務(wù)院公布的簡(jiǎn)化漢字。大小寫金額必須相符且填寫規(guī)范。原始憑證數(shù)字及文字填寫應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1.中文大寫金額數(shù)字應(yīng)用正楷或行書填寫。如：壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬(wàn)、億、元、角、分、零等字樣。

2.中文大寫金額到元或角為止，后面要寫“整”或“正”字，大寫金額數(shù)字有“分”的，“分”后面不寫“整”或“正”字。

3.中文大寫金額數(shù)字前面應(yīng)標(biāo)明“人民幣”字樣，大寫數(shù)字應(yīng)緊接“人民幣”字樣填寫。未印“人民幣”字樣的，應(yīng)加填“人民幣”三個(gè)字。

4.小寫金額用阿拉伯?dāng)?shù)字逐個(gè)填寫。阿拉伯小寫金額數(shù)字前面，均應(yīng)填寫人民幣符號(hào)“￥”。人民幣符號(hào)“￥”與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白。金額數(shù)字一律填寫到角分，無(wú)角無(wú)分的，寫“00”或符號(hào)“-”；有角無(wú)分的，分位寫“0”，不得使用“-”符號(hào)。

5.阿拉伯?dāng)?shù)字中間有“0”時(shí)，中文大寫金額要寫零。

例如：￥1409.50，人民幣壹仟肆佰零玖元伍角整。

6.阿拉伯?dāng)?shù)字中間連續(xù)有幾個(gè)“0”時(shí)，中文大寫可以只寫一個(gè)“零”。但如果是萬(wàn)位和元位為“0”而千位和角位不為“0”時(shí)，中文大寫金額中“零”可寫或者不寫。

例如：￥107000.53，人民幣壹拾萬(wàn)柒仟元零伍角叁分。

7.現(xiàn)行結(jié)算票據(jù)的出票日期必須使用中文大寫。為防止篡改票據(jù)出票日期，在填寫月、日時(shí)，月為壹、貳和壹拾的，日為壹至玖、壹拾、貳拾、叁拾的應(yīng)在前加“零”，日為拾壹至拾玖的，應(yīng)在其前加“壹”。票據(jù)出票日期使用小寫填寫的，銀行不予受理。

例如：1月20日應(yīng)寫成零壹月零貳拾日，10月10日應(yīng)寫成零壹拾月零壹拾日。

（五）手續(xù)要完備。單位自制的原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其他指定的人員簽名蓋章；對(duì)外開(kāi)出的原始憑證必須加蓋本單位公章；從外部取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。

（六）編號(hào)要連續(xù)。各類原始憑證要連續(xù)編號(hào)，以便查考。如果原始憑證已預(yù)先印定編號(hào)，在填寫錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，妥善保管，不得撕毀。

（七）不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。原始憑證有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。原始憑證金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開(kāi)，不得在原始憑證上更正。

原始憑證的審核

審核會(huì)計(jì)憑證是正確組織會(huì)計(jì)核算和進(jìn)行會(huì)計(jì)檢查的一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時(shí)由于審核原始憑證是對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行的事前監(jiān)督，因而它也是實(shí)行會(huì)計(jì)監(jiān)督的一個(gè)重要手段。為了正確地反映和監(jiān)督各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，保證核算資料的真實(shí)、正確和合法，會(huì)計(jì)部門和經(jīng)辦業(yè)務(wù)的有關(guān)部門，必須對(duì)會(huì)計(jì)憑證，特別是對(duì)原始憑證進(jìn)行嚴(yán)格認(rèn)真的審核。各種原始憑證，除由經(jīng)辦業(yè)務(wù)的有關(guān)部門審核以外，最后要交由會(huì)計(jì)部門進(jìn)行審核。審核原始憑證，主要有以下內(nèi)容：

（一）真實(shí)性審核

原始憑證作為會(huì)計(jì)信息的基本信息源，其真實(shí)性對(duì)會(huì)計(jì)信息的質(zhì)量具有決定性的影響。對(duì)原始憑證真實(shí)性的審核主要包括憑證日期是否真實(shí)、業(yè)務(wù)內(nèi)容是否真實(shí)、數(shù)據(jù)是否真實(shí)等。對(duì)外來(lái)原始憑證，必須有填制單位公章和填制人員簽章；對(duì)自制原始憑證，必須有經(jīng)辦部門和經(jīng)辦人員的簽名或蓋章。此外，對(duì)通用原始憑證，還應(yīng)審核憑證本身的真實(shí)性，以防假冒。

（二）合法性審核

合法性審核主要是審核原始憑證上記載的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合國(guó)家的政策法令、制度辦法等規(guī)定要求，是否履行了規(guī)定的憑證傳遞和審核程序，是否有貪污腐敗等行為。如果原始憑證涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容違反法律法規(guī)，會(huì)計(jì)人員要向本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，提出拒絕執(zhí)行的意見(jiàn)，必要時(shí)，可向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)反映有關(guān)情況。對(duì)于弄虛作假，營(yíng)私舞弊，偽造、涂改憑證等違法亂紀(jì)行為，必須及時(shí)揭露，并向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，嚴(yán)肅處理。

（三）合理性審核

合理性審核主要是審核原始憑證所記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要，是否符合有關(guān)的計(jì)劃和預(yù)算等。

（四）完整性審核

完整性審核主要是審核原始憑證格式是否符合規(guī)定要求，各項(xiàng)要素是否齊全，內(nèi)容是否完整，有關(guān)人員簽章是否齊全，憑證聯(lián)次是否正確等。如果手續(xù)不完備，應(yīng)由經(jīng)辦人員補(bǔ)辦。

（五）正確性審核

正確性審核主要是審核原始憑證各項(xiàng)數(shù)字金額的計(jì)算及填寫是否正確，大小寫金額是否一致，數(shù)字和文字的書寫是否清楚，有無(wú)刮、擦、挖、補(bǔ)、涂改、偽造等現(xiàn)象。

（六）及時(shí)性審核

原始憑證的及時(shí)性是保證會(huì)計(jì)信息質(zhì)量的基礎(chǔ)。為此，要求在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)及時(shí)填制有關(guān)原始憑證，及時(shí)進(jìn)行憑證的傳遞。審核時(shí)應(yīng)注意審查憑證的填制日期，尤其是支票、銀行匯票、銀行本票等時(shí)效性較強(qiáng)的原始憑證，更應(yīng)仔細(xì)驗(yàn)證其簽發(fā)日期。

原始憑證的審核是一項(xiàng)嚴(yán)肅而細(xì)致的工作，會(huì)計(jì)人員必須堅(jiān)持制度，堅(jiān)持原則，履行會(huì)計(jì)人員的職責(zé)。對(duì)真實(shí)、合法、合理但內(nèi)容不完整、手續(xù)不完備、填寫有錯(cuò)誤的原始憑證，應(yīng)當(dāng)退還給有關(guān)經(jīng)辦人員，并令其補(bǔ)辦手續(xù)或進(jìn)行更正。對(duì)于不真實(shí)、不合法的原始憑證，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。

原始憑證錯(cuò)誤的更正

為了規(guī)范原始憑證的填制，明確相關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，防止利用原始憑證舞弊，《會(huì)計(jì)法》第十四條規(guī)定了更正原始憑證錯(cuò)誤的具體要求。

1.原始憑證所記載的各項(xiàng)內(nèi)容均不得涂改。隨意涂改的原始憑證即為無(wú)效憑證，不能作為填制記賬憑證或登記會(huì)計(jì)賬簿的依據(jù)。

2.原始憑證記載內(nèi)容有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由開(kāi)具單位重開(kāi)或更正，并在更正處加蓋出具單位印章。原始憑證開(kāi)具單位應(yīng)當(dāng)依法開(kāi)具準(zhǔn)確無(wú)誤的原始憑證，對(duì)填制有誤的原始憑證負(fù)有更正和重新開(kāi)具的法律義務(wù)，不得拒絕。

3.原始憑證金額出現(xiàn)錯(cuò)誤的，不得更正，只能由原始憑證出具單位重開(kāi)。

原始憑證填制與審核實(shí)例

一般在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時(shí)，由經(jīng)辦人員填制原始憑證。下面以“收料單”的填制為例，介紹原始憑證的填制。

“收料單”是企業(yè)購(gòu)進(jìn)材料驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)，由倉(cāng)庫(kù)保管人員根據(jù)購(gòu)入材料的實(shí)際驗(yàn)收情況填制的一次性原始憑證。企業(yè)外購(gòu)材料，都應(yīng)履行入庫(kù)手續(xù)，由倉(cāng)庫(kù)保管人員根據(jù)供應(yīng)單位開(kāi)來(lái)的發(fā)票賬單，嚴(yán)格審核，對(duì)運(yùn)達(dá)入庫(kù)的材料認(rèn)真計(jì)量，并按實(shí)收數(shù)量認(rèn)真填制“收料單”。收料單一式三聯(lián)：一聯(lián)留存?zhèn)}庫(kù)，據(jù)以登記材料物資明細(xì)賬和材料卡片；一聯(lián)隨發(fā)票賬單到會(huì)計(jì)部門報(bào)賬；一聯(lián)交采購(gòu)人員存查。

2009年4月2日，星聯(lián)鋼鐵有限公司向市中大公司購(gòu)入B種鋼材1 000千克，每千克單價(jià)為30元，另付購(gòu)入鋼材運(yùn)費(fèi)2 300元。當(dāng)日，星聯(lián)鋼鐵有限公司收料人金鋒驗(yàn)收后，交倉(cāng)庫(kù)保管人員王英保管。根據(jù)上述業(yè)務(wù)填制的“收料單”，其格式與內(nèi)容見(jiàn)表4-8。

表4-8 星聯(lián)鋼鐵有限公司

供貨單位：市中大公司 憑證編號(hào)：0016

發(fā)票編號(hào)：08-18-009 2009年4月2日 收料倉(cāng)庫(kù)：2

倉(cāng)庫(kù)主管：張明 倉(cāng)庫(kù)保管：王英 收料人：金鋒